【習い事教室・スクール向け】先生同士の情報共有で顧客満足度を上げる方法

習い事教室やスクールを運営している場合、1人の先生が教えられる生徒数には限りがあるため、生徒や開催場所の増加といった教室の成長に伴い、先生やコーチも増やす必要が出てきます。

先生が増えると、レッスン枠や種類を増やして収益向上が見込めますが、一方で、先生同士で日々の情報共有ができていないと、顧客とのトラブルや、機会損失を招くリスクもあります。

レッスン提供によって得られた気付きや、お客様の声といった情報は教室の資産ですので、情報を上手く活用することで、より良い教室運営が実現できます。

そこで今回は、先生同士の情報共有で顧客満足度を上げる方法についてお伝えします。

先生・コーチ・スタッフ同士で情報共有をする必要性

習い事教室・スクールの運営は、生徒に対してレッスンやコミュニティを提供するサービス業です。

お客様は数ある教室・スクールの中から、インターネットで情報収集したり、体験レッスンを受講するなど、比較検討した上で期待できる(お金を払う価値がある)と判断した教室を選択して入会を決めていますよね。

なので、教室・スクールの運営者としてはお客様の期待に応える、あるいは期待を超えるサービスを提供し続ける必要があります。

ある時は満足できるけど、ある時は不満。などサービスの質にムラがあるとおのずと顧客満足度は下がり、お客様が退会するきっかけとなってしまいます。

いつでも、どの先生・コーチが担当しても、期待に応えられるサービス提供をするには、スタッフ同士で情報共有をする必要があります。

情報共有する内容

どんな情報を共有すれば良いのか、一例を紹介します。

・生徒の情報
生徒の性格、現状レベル、所属クラス、接し方、取り組んでいる課題、目標、好きなこと得意なこと、嫌いなこと苦手なこと、体験予約者の情報、出欠状況、月謝の支払い状況など

・スケジュール
いつ、誰が(先生)、どの生徒に対して、どこで、なんのレッスンを提供する予定なのか
振替や、体験者の参加、先生が休みの場合誰が代理で担当するかなどを確認できる状態にする

・レッスン報告(レッスンレポート)の記録
その日行ったレッスン内容や、上手く行った指導方法、上手くいかなかった指導方法などを記録する

・生徒(保護者)とのコミュニケーションの記録
いつ、どの生徒(保護者)とどのようなコミュニケーションをとったのかを記録
※対面での会話、メール、電話

このような情報が共有できる状態を目指しましょう。

満足度向上に繋がる情報共有

上記のうち、生徒の情報と、スケジュールについては、(記録の仕方は様々ですが)ある程度情報共有できている教室が多いので、
今回は、残りの2点「レッスン報告(レッスンレポート)の記録」、「生徒(保護者)とのコミュニケーションの記録」についてのメリットを紹介します。

レッスン報告(レッスンレポート)を記録するメリット

これは、

「あとでレッスンの振り返りができる」

「保護者へ子どもの成長を共有できる」

というメリットがあります。

上手くいった指導方法、上手くいかなかった指導方法を記録しておくと、振り返りができて今後のレッスン改善がしやすくなります。

また、一人ひとりの生徒について、現状やできるようになった事を記録し、保護者への報告することで、保護者も子どもの成長を感じられ信頼関係の構築にも繋がります。

どのような状態の生徒に対して、どのようなアプローチをすることで成長を促せるのか。

指導方法の引き出しが多ければ多いほど、成長を感じられる生徒が増え、満足度向上につなげやすくなります。

この情報は先生同士で共有しない手はないですよね!

 

生徒(保護者)とのコミュニケーションを記録するメリット

これは、

「どのスタッフが担当しても期待に応えられるようになる」

「教室運営の改善や、さらなる集客強化につなげられる」

というメリットがあります。

例えば、

A先生とはよく話しているから安心して子どもを任せられるけど、B先生のことはよく知らないので心配だな。

と思っている保護者がいた時に、「大丈夫です!(共有されている内容を伝える)」と、自信をもって回答できるかが重要です。

”知ってくれている”という安心感は、レッスンを受ける生徒はもちろん、保護者にとっても大きなポイントですよね。

誰が指導しても、レッスンの質を担保できることで期待に応え続けることができ、満足度向上に繋がります。

また、生徒や、保護者からの声には、今まで自分たちが知らなかった教室の価値に気づかせてくれることがあります。

これは、自分たちが価値だと認識していることと、実際のお客様が感じている価値(満足しているポイント)がズレていることがあるからです。

生徒、保護者からの喜びの声については、教室PRに活用することで集客力の強化にも繋げられますので、聞けたことは記録に残すようにする事をオススメします。

時には、クレームといった厳しいご指摘を受けることもあるかもしれませんが、クレーム報告もしっかりと記録に残すことで、再発防止、改善をしていきましょう。

情報共有できる状態を作ろう

情報共有をするのにおすすめなのは、いつでもどこでも簡単に情報確認ができるクラウドサービスです。

複数人で教室運営をしていくことを考えると、ノートなどの紙や、Word、Excelといったオフィスソフトでは、情報更新や確認するのが大変です。

またレッスン中は忙しいので、できればスマホですぐに確認できるものが良いですね。

お客様の個人情報が絡むこともあるので、セキュリティ対策がなされているサービスを選択するようにしましょう。

習い事教室の運営に必要な個人情報管理について
習い事教室や塾などのスクール事業の運営者が知っておくべき、個人情報保護法の要点と、リスクの高いポイント、生徒名簿、生徒台帳を安全に管理する上で整えるべき体制について解説します。

 

ここまで、先生同士の情報共有で顧客満足度を上げる方法ということでご紹介してきましたが、生徒名簿や、スケジュール、レッスン報告などがバラバラの状態で管理されていると、ちゃんと情報共有することは難しくなります。

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