(習い事・スクール向け)入会申込書無料テンプレート

習い事教室などのスクールでは、新たに入会する生徒さんに入会申込書の記入と提出をお願いしているところがほとんどでしょう。当たり前のように行っているこの手続きですが、中には入会申込書をもらう趣旨を理解していないために、その効力を発揮しない手続きになっている場合があります。
 
また、以前から入会申込書といえば紙に記入してもらうのが一般的ですが、実は電子的な入会申込書でもその効力は変わらないことはご存知でしたか?ここでは、習い事教室などのスクールを運営する上で欠かせない、入会申込書の手続きについての解説と、一般的なテンプレートをご紹介します。
 

入会申込書の役割

習い事教室などのスクールにおいて入会申込書の手続きを行う理由は何でしょう?答えは、入会申込書や利用規約などに書かれた契約内容(約束やルール)について合意した証拠を残すことです。分かりやすいトラブルの例を見てみましょう。
 
生徒Aさんが突然、今日をもってスクールを退会したいと連絡があった。規約で退会の連絡は1ヶ月前までとしているため、残り1ヶ月分の月謝について支払いをお願いしたところ、Aさんは自分に支払う義務はないと主張し口論になった。結局1ヶ月分の月謝は支払われなかった。
 
いかがでしょう?結構よくあるトラブルの例ですね。この時に、適切に入会申込書の手続きが行われていないと、「退会の連絡は1ヶ月前まで」というルールにAさんが合意した証拠がありません。法律的には口頭で約束したことも契約と認められるのですが、争った場合に証拠を出すのは困難です。入会申込書には、このようなトラブルを防ぐ役割があります。
 

入会申込書の内容

前述した通り、入会申込書の目的は契約内容について合意した証拠を残すことです。ですので、必ず盛り込まなければいけない項目は「契約内容」と「同意の意思を表す署名」の二つです。
 
契約内容については、先の退会時のルールだったり、料金やコース、トラブル時の対応だったりとたくさんあり、長文になることも多いため、「利用規約」を別で用意して、入会申込書上では、利用規約に同意する旨だけを表記する方法もあります。このあたりは明確なルールは決まっていないので、やりやすい方法で問題ありません。
 
たまに契約内容についての記述がなく、名前や住所などの基本情報を記入するだけの入会申込書を見かけますが、これは名簿を作るための「生徒カード」にあたるもので、契約内容を合意した書類にはなりませんのでご注意ください。
 
同意の意思を表す署名については、自署や押印が必要だと思われがちですが、電子署名でもその効力は変わりません。電子署名について詳しく知りたい方は「電子署名及び認証業務に関する法律」をご覧ください。私たちスクルーが提供するクラウド型の生徒管理システム「スクの助」では、入会申込書の手続きを電子的に行うことができるようになります(がんばって開発中!)。入会申込書を電子化することで、スマホがあればどこでも内容を確認できますし、教室と生徒の両者にとって手続きの負担も小さくなります。教室運営をデジタルで効率化したい方にはおすすめです。
 

入会申込書テンプレート

一般的な入会申込書です。クリックするとPDFをダウンロードできます。
 
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