習い事教室の運営に必要な振替ルール

スクルーに掲載している教室・先生から、振替レッスンの要望が多くて困るという言葉を耳にすることがあります。よくよくお話を聞いていると、習い事教室・スクール運営における教室規約やルールについて、保護者(生徒)の方と上手くコミュニケーションが取れていない場合が多くあるように感じます。今回は、習い事(スクール)教室を運営してる中で起こる、欠席・振替えについて少しでもお役に立つ情報をお届けしたいと思います。

教室規約を作りましょう

まず大切なのは教室規約です。

もちろん既に決めているという教室・先生もいると思います。まだ用意していない、いちおう決めたが改めて確認したいという先生は参考までにご覧ください。

 

教室規約とは、先生(自分)の教室で守ってもらいたいルールのことです。

 

自分の教室のルールなので、「この項目を絶対に入れないといけない」というものはありません。

 

先生が自分の教室を運営する中で、

 

・このルールはやっぱり要らないな

・このルールは入れないと駄目だな

 

と改善しながら作っていくものです。

一度作成したら終わりではなく、必要に応じて作り直すことも大切なポイントです。

 

作成するときに、他の教室がどんな教室規約を作っているのか調べることは重要ですが、何も考えずに真似をしても意味がありません。自分で教室では何が必要なのかちゃんと考えて、設定していきましょう。

 

教室規約でよく盛り込まれている要素をご紹介します。

 

・開催曜日・時間

・レッスン回数/レッスン時間

・定休日、大型連休の扱い

・レッスン費用、支払い方法

・兄弟割引の有無

・月謝以外にかかる費用(道具、諸経費など)

・振替ルール

・休会について(休会条件、休会時の月謝の扱い)

・退会について(退会条件)

・欠席時の連絡方法

・発表会の有無

・施設・道具の利用方法

・免責事項

・個人情報の扱いについて

・規約の変更について など

欠席・振替ルールで決めておく項目

教室規約が決まったら、生徒・保護者の方が入会するときに説明・提示して、署名(サイン)をもらいましょう。こちらは入会申込書と一緒にしている教室もいるかもしれませんね。

入会申込書や教室規約は、紙に印刷して署名してもらって良いですし、WEB上で記名してもらっても大丈夫です。

 

さて入会が決まったら、レッスンがスタートする訳ですが、冒頭でお話した通り日々の教室運営の中でよくあるのが「レッスンの欠席・振替え」です。

 

教室規約で、きちんと欠席・振替ルールを設定していないと、後から生徒・保護者と揉める可能性があります。せっかく入会してくれたのに、ルールが定まっていないために揉めるのはお互いにデメリットですよね。皆さんの教室では、ルールは決まっていますか?

 

欠席・振替ルールについては、例えば下記のような項目があります。

振替回数

月に何回まで振替可能か
取り消し 振替した日を取り消して再度違う日に振替した場合は、2回目?1回目?
月またぎ 振替できるのはお休みした月内?それとも翌月までOK?
消費期限 いつを過ぎたら振替出来なくなる?
振替できない月 年末年始、夏休みなど振替できない月はある?
連絡手段 指定の連絡手段はある?(電話、メール)
振替できない条件 自己都合のときは駄目など

もちろん、これ以外の項目を設定している教室もあります。

あくまでも参考までにご覧ください。

ホームページの活用

教室規約もそうですが、振替えルールなどは生徒・保護者の方が特に気にしているポイントです。

せっかくルールを作っても、生徒・保護者の方に上手く伝わらなければもったいないですね。

ホームページを上手く活用することをおすすめします。

 

まだ入会していないが、教室のルールが気になる方にとってはホームページに掲載されていると安心して確認できます。事前に説明していることで信頼感も生まれますね。

 

また既に入会している人は、後から見返したい場合に、ホームページに掲載されていることで先生に確認する手間が省けます。先生も連絡が楽になります。

 

また教室規約や振替ルールをそのままホームページに掲載したくないという場合には、「よくある質問」というコーナーを作成することをおすすめします。

 

【掲載例】

Q.レッスンの回数は?

A.年間42回です。

 

Q.振替はありますか?

A.こういう場合を除いてあります。

 

など、Q&A形式で掲載されていると、もやもやが解消され、気持ち良く体験レッスンに参加してくれますよ。

繰り返し説明する機会を設けましょう

教室規約・欠席・振替ルールについては、入会時にお渡しする以外にも下記のような場面で提示できます。

 

・ホームページで教室規約を提示する

・よくある質問コーナーで解説する

・体験レッスン終了後に説明する

・入会したときに説明する

・定期面談で説明する

・規約変更時に説明する

 

入会する前にも、入会した後にも、目に見えるように、またちゃんと浸透するように声がけしていきましょう。そうすることで、トラブルが軽減されますし、先生も手間も減ります。お互いにメリットがありますね。

 

教室のことを理解してもらうために、ルールの設定と理解してもらうための仕掛けを用意してみてはいかがでしょうか?

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