スクール業務のデジタル化で効率アップ

日々、習い事教室(スクール)を運営していると様々な業務が発生しますよね。

生徒と集めるための集客活動、生徒さんの情報管理、レッスンスケジュールの管理、ホームページの情報更新、月謝の回収(集金)作業など、レッスン内容の充実と生徒さんを集めることだけに集中したいですが、なかなかそうはいきません。

今まで習い事業界もアナログでの管理やツールが多かったですが、近年デジタル化が進んでいます。

今回はスクール業務のデジタル化についてご紹介します。

デジタル化とはなにか

最近、ニュースやテレビCMでも耳にすることが多くなったデジタル化、似たような言葉ではDX(デジタルトランスフォーメーション)もよく聞きますね。

 

デジタル化とは、ITを利用して業務を効率化することです。

 

DXとは、日本においては経済産業省が以下のような定義を行っています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

 

つまり、デジタル化の先に変革を起こすほどのインパクトがあるニュアンスを含みます。

 

習い事・スクール業界においては、まだまだITを利用して業務を効率化(デジタル化)することが当たり前にはなっていません。すべての業務をデジタル化すれば良いということではありませんが、時間がかかりすぎている作業や、バラバラになっている情報などをまとめてあげるだけでも時間削減=コスト削減になります。

デジタル化するメリット

デジタル化することで、わかりやすいメリットが業務効率化ですが、他にも具体的にどういうメリットがあるのでしょうか。

デジタル化することで、例えば次のようなことができるようになります。 

 

・生徒情報が一元管理され、情報を探す手間が省ける

・これまで数時間かかっていたレッスン報告書を数10分で終わらせる

・生徒・お客様の傾向(エリア分析、入会率、退会傾向)が分かる 

・決済サービスと連携することで月謝の回収のトラブルを軽減できる

・先生・講師の勤怠状況をひと目で確認できる

・オンライン授業で遠方の生徒へレッスンを提供する など

 

このようにデジタル化することで、

 

・新規入会者が増える

・顧客満足度が向上する 

・売り上げが改善する 

・退会防止につながる

・先生やアルバイトの講師が働きやすくなる など

のメリットがあります。

 

情報がまとまることで、時間削減(コスト削減)、分析、状況確認が簡単になり、その結果、生徒・お客様の対応の質があがり、満足度向上(入会者増加、退会防止)につながる可能性があります。

デメリットがあるとすれば、最初に情報を一元化するために情報の整理が必要な点です。

コロナで進むデジタル化

また2020年は、新型コロナウイルス感染症の拡大を受け、習い事・スクール業界にもデジタル化を真剣に考えるきっかけとなる年となりました。

緊急事態宣言が発令された際には、zoomやGoogleMeetを使って、オンラインレッスン、オンライン授業を行った先生も多いのではないでしょうか?

 

当時、スクルーに掲載されている教室にもアンケート調査を行いましたが、下記のような結果になりました。

76.8%の教室が、既存の生徒(入会者済みの生徒)に対してオンラインレッスンを開催している

48.5%の教室が、新規(体験レッスンも含め)の生徒に対してオンラインレッスンを開催している

という回答になりました。

今回、はじめてWeb会議サービスを使ったという教室・先生がほとんどでしたが、「上手く利用できた」「継続して利用していく」という声が多かったように感じます。今までリアルに通うことができなかった遠方のお客様や、引っ越しなどでやむを得ず退会してしまった生徒が再度入会してくれたという声もありました。

withコロナの時代、オンライン授業を皮切りに、習い事・スクール業界でもデジタル化は進みつつあります。

 

デジタル化の方法

習い事教室・スクールで、デジタル化する業務とはどういったものがあるのでしょうか?

例えば、下記のようなものがあります。

生徒管理

先生・講師管理(勤怠管理)

生徒・保護者対応

体験予約管理

スケジュール管理

レッスン管理(業務報告、情報共有)

 

それぞれ、様々なツールがありますが中は一元管理できるものもあります。

スクルーが提供している、スクの助もその一部です。随時新規機能をアップデートしますのでぜひご利用くださいませ。

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